Automation für Hausverwaltungen.
Schadensmeldungen, Eigentümeranfragen, Handwerkeraufträge und Versammlungen: Wir automatisieren wiederkehrende Abläufe in Ihrer Verwaltung, damit Ihr Team erreichbar bleibt, ohne im Postfach zu versinken.
Wo im Alltag die Zeit verloren geht.
Die meisten Betriebe wissen genau, welche Aufgaben nerven. Was fehlt, ist die Zeit, sie anders zu lösen. Genau hier setzen wir an: mit Abläufen, die im Hintergrund laufen und Ihr Team spürbar entlasten.
- Schadensmeldungen kommen per Mail, Telefon und Zettel und müssen erst einmal sortiert werden.
- Eigentümer und Mieter fragen immer wieder nach dem Stand.
- Handwerker beauftragen, nachhalten und Rechnungen zuordnen kostet viel Zeit.
- Eigentümerversammlungen bedeuten jedes Jahr Einladungen, Unterlagen und Protokolle.
- Wichtiges Wissen steckt im Kopf einzelner Mitarbeitender.
Typische Abläufe für Hausverwaltungen
Beispiele aus der Praxis. Welche davon sich bei Ihnen zuerst lohnen, klären wir im kostenlosen Check.
- Formular
- n8n
- Vorgang
Schadensmeldung mit Formular
Mieter melden Schäden über ein einfaches Formular mit Foto. Der Ablauf ordnet Objekt und Einheit zu, legt einen Vorgang an und bestätigt den Eingang.
- Vorgang
- Auftrag
- Erinnerung
Handwerker beauftragen und nachhalten
Aus dem Vorgang entsteht ein Auftrag an den passenden Handwerker. Fehlt eine Rückmeldung, wird erinnert. Die Rechnung wird später dem Vorgang zugeordnet.
- Postfach
- KI
- Freigabe
Anfragen vorsortieren und beantworten
Eingehende Mails werden nach Objekt, Thema und Dringlichkeit sortiert. Für Standardfragen schreibt die KI einen Entwurf, ein Mensch prüft und sendet.
- Vorgang
- n8n
Statusmeldungen an Eigentümer und Mieter
Ändert sich der Stand eines Vorgangs, bekommen die Beteiligten automatisch eine kurze Nachricht. Das spart Rückfragen.
- Liste
- n8n
- Versand
Eigentümerversammlung vorbereiten
Einladungen, Tagesordnung und Unterlagen gehen fristgerecht an alle Eigentümer, Rückmeldungen und Vollmachten werden gesammelt.
- Postfach
- KI
- Freigabe
Eingangsrechnungen zuordnen
Rechnungen aus dem Postfach werden erkannt, dem Objekt zugeordnet und zur Freigabe vorgelegt.
Wir arbeiten mit Ihren Systemen.
Wir arbeiten mit Ihrem Postfach, Formularen, Kalendern und Ihrer Verwaltungssoftware zusammen, soweit diese eine Schnittstelle oder einen Datenexport bietet. Ein Wechsel Ihrer Software ist dafür nicht nötig.
Technische Grundlage ist meist n8n auf Servern in Deutschland. So bleiben Ihre Daten unter Kontrolle, und es fallen keine Gebühren pro Ausführung an.
Passende Abläufe aus der Bibliothek
- Postfach
- KI
- Regeln
- Team
Service-Anfragen automatisch sortieren
Jede E-Mail landet beim richtigen Team, dringende zuerst.
- Postfach
- Wissensbasis
- KI
- Mensch
KI-Antwortentwurf für Kundenanfragen
Die Antwort steht schon, Sie prüfen nur noch.
- Postfach
- n8n
- Ablage
- Buchhaltung
Belege aus dem Postfach automatisch ablegen
Eingangsrechnungen landen ohne Suchen in der Buchhaltung.
- Handy
- n8n
- Ablage
Protokolle vom Handy direkt als PDF
Abnahme- oder Serviceprotokoll vor Ort ausfüllen, fertig abgelegt.
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LesenHäufige Fragen
Funktioniert das mit unserer Verwaltungssoftware?
In vielen Fällen ja, über eine Schnittstelle oder einen regelmäßigen Datenexport. Wir prüfen das im ersten Gespräch. Viele Abläufe, etwa rund um Postfach und Formulare, funktionieren auch unabhängig davon.
Wie sicher sind die Daten von Eigentümern und Mietern?
Die Abläufe laufen auf Servern in Deutschland, mit Auftragsverarbeitungsvertrag und dokumentierten Datenflüssen. KI bekommt nur die Daten, die für den jeweiligen Schritt nötig sind.
Womit fangen Hausverwaltungen am besten an?
Mit der Schadensmeldung per Formular. Sie entlastet sofort Telefon und Postfach und ist schnell eingerichtet.
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Leads aus Fahrzeugbörsen, Probefahrten, Werkstatt und Bewertungen.
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