Erstgespräch
Start/KI & Automationen/Verwaltung & Bildung

Automation für Verwaltung und Bildung.

Datenschutzkonforme Automationen und KI für Kommunen, öffentliche Einrichtungen, Verbände und Bildungsträger. Betrieben auf Servern in Deutschland, übergeben an Ihr eigenes Team.

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Stefan Fuchs und Monika Uhl mit der Urkunde „Exzellent“ beim Best of Technology Award 2026
Ausgezeichnet

Best of Technology Award 2026: „Exzellent“

Der Ausbildungskompass, für und mit dem wir arbeiten, wurde beim Best of Technology Award 2026 der WirtschaftsWoche mit „Exzellent“ ausgezeichnet, in der Sonderkategorie „Digitale Verwaltung: Nutzen für Bürger:innen und Unternehmen“.

Im Bild: Stefan Fuchs und Monika Uhl, Geschäftsführerin und Inhaberin des Ausbildungskompass.

Ausgangslage

Andere Anforderungen, andere Lösungen.

Öffentliche Einrichtungen und Verbände stehen vor denselben Aufgaben wie Unternehmen: Anfragen beantworten, Anmeldungen verwalten, Berichte erstellen, Informationen veröffentlichen. Die Rahmenbedingungen sind aber andere. Datenschutz hat höchste Priorität, Entscheidungen brauchen Nachvollziehbarkeit, und am Ende muss das eigene Team mit der Lösung arbeiten können.

Deshalb setzen wir auf eine Plattform, die auf deutschen Servern oder in Ihrem eigenen Rechenzentrum läuft, auf Abläufe mit klarer Freigabe durch Menschen und auf eine Übergabe, nach der Sie nicht von uns abhängig sind.

Für wen
  • Kommunen und Landkreise
  • Öffentliche Einrichtungen und Zweckverbände
  • Verbände und Kammern
  • Bildungsträger und Bildungsplattformen
  • Vereine und gemeinnützige Organisationen
Grundsätze

Worauf Sie sich verlassen können

Daten bleiben in Deutschland

Die Plattform läuft auf Servern in Deutschland oder in Ihrem eigenen Rechenzentrum. Keine Daten bei US-Anbietern, wenn Sie das nicht ausdrücklich wollen.

Ein Mensch gibt frei

KI schlägt vor, Menschen entscheiden. Nichts geht ohne Freigabe nach außen.

Nachvollziehbar dokumentiert

Jeder Ablauf ist beschrieben, inklusive der Angaben, die Ihr Datenschutz für die Bewertung braucht.

Übergabe an Ihr Team

Schulung und Dokumentation, damit Ihre Mitarbeitenden Abläufe verstehen und selbst anpassen können.

Kein Lock-in

Die Plattform basiert auf einem verbreiteten Werkzeug. Sie können jederzeit selbst weiterarbeiten.

Betrieb und Sicherheit

Sicherungen, geprüfte Updates und Fehlerbenachrichtigung, auf Wunsch dauerhaft betreut.

Einsatzfelder

Wo Automation in Verwaltung und Bildung hilft

Alle Abläufe
  1. Postfach
  2. KI
  3. Regeln
  4. Team

Service-Anfragen automatisch sortieren

Jede E-Mail landet beim richtigen Team, dringende zuerst.

Servicemittel
  1. Postfach
  2. Wissensbasis
  3. KI
  4. Mensch

KI-Antwortentwurf für Kundenanfragen

Die Antwort steht schon, Sie prüfen nur noch.

Serviceanspruchsvoll
  1. Tabelle
  2. KI
  3. Freigabe
  4. Kanal

Social-Media-Beiträge mit Freigabe planen

Beiträge zentral erfassen, freigeben und automatisch veröffentlichen.

Marketingmittel
  1. Formular
  2. n8n
  3. Leitung
  4. Kalender

Urlaubsantrag mit Freigabe per Klick

Antrag, Freigabe und Kalendereintrag ohne Zettel.

Personalschnell umgesetzt
  1. Zusage
  2. n8n
  3. Team
  4. E-Mail

Onboarding neuer Mitarbeitender

Zugänge, Aufgaben und Willkommensmail starten mit der Zusage.

Personalmittel
  1. QR-Code
  2. n8n
  3. Tabelle
  4. Bericht

QR-Codes und Links datensparsam auswerten

Sehen, welcher Flyer wirkt, ohne Daten an Linkdienste zu geben.

Organisationschnell umgesetzt
Einblicke

Aus der Werkstatt

Wie unsere Automationen im Detail gebaut sind. Beispiele aus der Praxis, zusammengefasst und ohne Kundenbezug.

Einblick 01

Eigene KI-Plattform, betrieben in Deutschland

  • n8n Community Edition
  • Docker
  • MySQL
  • Caddy
  • Server in Deutschland

Für Organisationen, die KI nutzen wollen, deren Daten aber nicht bei US-Anbietern landen dürfen. Wir bauen eine eigene Automationsplattform auf deutschen Servern, mit einfacher Oberfläche für das Team, und übergeben sie so, dass sie selbst betrieben werden kann.

Unter der Haube
  • Aufbaun8n Community Edition in Docker auf Servern in Deutschland, verschlüsselte Verbindungen und eine eigene Datenbank für Zustände und Protokolle.
  • Eigene OberflächeMitarbeitende starten freigegebene Abläufe per Knopf, ohne n8n selbst bedienen zu müssen.
  • SicherheitSicherheitsprüfung vor dem Start, Rollen und Rechte, keine offenen Schnittstellen, Zugangsdaten nur verschlüsselt gespeichert.
  • DatenschutzDie KI bekommt nur freigegebene, bereinigte Inhalte. Personenbezogene Daten bleiben auf dem eigenen Server.
  • KontrolleEin Mensch gibt frei, bevor etwas nach außen geht.
  • ÜbergabeDokumentation und Schulung, damit keine Abhängigkeit von uns entsteht.
Mehr zu n8n auf eigenen Servern
Einblick 02

Plattform-Abläufe, die rund um die Uhr laufen

  • n8n
  • MySQL
  • Webhooks
  • eigene Weiterleitungen
  • Fehlerbenachrichtigung

Für Online-Plattformen und Portale mit vielen Nutzern. Anmeldung, Registrierungen und Auswertungen laufen automatisch im Hintergrund, zuverlässig und ohne teure Fremddienste.

Unter der Haube
  • AnmeldungEigene Abläufe für Login und Registrierung über n8n und MySQL statt eines Fremddienstes, der pro Nutzer kostet.
  • RegistrierungenOnline-Anmeldungen werden geprüft gespeichert. Verantwortliche bekommen automatisch Übersichten.
  • AuswertungDatensparsame Auswertung von QR-Codes und Links auf dem eigenen Server statt über einen Linkdienst.
  • Aus der PraxisNach einem Update riss die Verbindung zwischen Automation und Datenbank ab. Ursache war eine geänderte Netzwerkeinstellung in Docker. Seitdem gehört eine Prüfung genau dieser Stelle zu jedem Update.
  • BetriebProtokolle, Benachrichtigung bei Fehlern und eine dokumentierte Übergabe.
EinstiegKI-Kompetenz für Ihr Team: praxisnahe Schulung, halb- oder ganztags, mit Nachweis für die EU-KI-Verordnung.
Vorgehen

Vom Pilot zur Plattform

  1. Bedarf klären

    Ein vertrauliches Gespräch: Welche Aufgaben binden Zeit, welche Systeme gibt es, wer muss beteiligt werden?

  2. Früh abstimmen

    Datenschutz und IT sitzen von Anfang an mit am Tisch. Das spart später Schleifen.

  3. Pilot umsetzen

    Ein überschaubarer Ablauf, der schnell sichtbaren Nutzen bringt. Ideal, um Team und Gremien zu überzeugen.

  4. Ausbauen und übergeben

    Weitere Abläufe, Schulung, Dokumentation. Auf Wunsch mit dauerhafter Betreuung.

Wissen

KI in der Verwaltung

Alle Ratgeber
Ratgeber · 9 Min.

KI in der Verwaltung: Was erlaubt ist, was sich lohnt, wie man anfängt

Ein verständlicher Überblick für Verwaltungen, Verbände und Bildungsträger, mit dem aktuellen Stand der EU-KI-Verordnung.

Lesen
Automations-CheckKostenlos und vertraulich: Wir schauen gemeinsam, welche Abläufe sich in Ihrer Einrichtung zuerst lohnen. Vor Ort oder online.
Fragen

Häufige Fragen

Wie stellen Sie Datenschutz sicher?

Die Automationsplattform läuft auf Servern in Deutschland oder auf Ihrer eigenen Infrastruktur. Personenbezogene Daten verlassen sie nur dorthin, wohin Sie es festlegen. Wir liefern die Dokumentation, die Ihr Datenschutz für die Bewertung braucht, und stimmen uns früh mit ihm ab.

Kann die Plattform in unserem eigenen Rechenzentrum laufen?

Ja. n8n lässt sich in einem eigenen Rechenzentrum oder bei Ihrem kommunalen IT-Dienstleister betreiben. Alternativ richten wir einen Server bei einem deutschen Anbieter ein.

Wie gehen Sie mit KI und sensiblen Daten um?

KI wird nur dort eingesetzt, wo es sinnvoll und freigegeben ist. Inhalte werden vorher auf das Nötige reduziert, und ein Mensch gibt frei, bevor etwas nach außen geht. Auf Wunsch lassen sich auch KI-Modelle anbinden, die auf eigenen Servern laufen.

Was passiert, wenn Sie einmal nicht verfügbar sind?

Alle Abläufe sind dokumentiert, Ihr Team ist geschult, und die Plattform basiert auf einem verbreiteten Werkzeug. Sie sind nicht von uns abhängig und können jederzeit selbst weiterarbeiten oder einen anderen Dienstleister beauftragen.

Können Sie Angebote nach unseren formalen Vorgaben erstellen?

Ja. Sie bekommen eine klare Leistungsbeschreibung mit festem Preis, auf Wunsch in Ihrem Format und gegliedert nach Pilotphase, Ausbau und Betreuung.

Wie fangen wir am besten an?

Mit einem Pilot: ein überschaubarer Ablauf, der schnell Nutzen bringt. So sehen Ihr Team und Ihre Gremien, wie Automation in der Praxis funktioniert, bevor größere Schritte folgen.

Vertrauliches Erstgespräch Sprechen wir.
info@lumen21.de +49 8856 8690552 Erstgespräch: 30 Minuten, unverbindlich