Die E-Rechnung wird in Deutschland schrittweise Pflicht. Viele Unternehmen sehen darin vor allem Aufwand. Dabei ist sie eine gute Gelegenheit, den ganzen Rechnungsablauf zu automatisieren, vom Empfang bis zur Ablage.
Die Fristen
| Seit bzw. ab | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen im Inland müssen E-Rechnungen empfangen können. |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen. |
| 1. Januar 2028 | Alle übrigen Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen. |
Stand: November 2026, nach Angaben des Bundesfinanzministeriums. Ausnahmen und Einzelfälle klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung. Dieser Ratgeber ist keine Steuerberatung.
Was eine E-Rechnung ist
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den Programme direkt lesen können, nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind vor allem XRechnung und ZUGFeRD verbreitet. Eine PDF-Datei per E-Mail ist keine E-Rechnung.
Was sich automatisieren lässt
Eingangsrechnungen
- E-Rechnungen aus dem Postfach automatisch erkennen und auslesen
- Rechnungsdaten mit Bestellungen oder Aufträgen abgleichen
- An die Buchhaltungssoftware übergeben und revisionssicher ablegen
- Unklare Fälle an eine zuständige Person zur Prüfung schicken
Zum Ablauf „Belege aus dem Postfach“
Ausgangsrechnungen
- Rechnungen direkt aus dem CRM oder Auftragssystem erzeugen, sobald ein Auftrag abgeschlossen ist
- Im richtigen Format ausstellen und versenden
- Offene Rechnungen überwachen und freundlich erinnern
Zum Ablauf „Rechnung, sobald der Auftrag gewonnen ist“ · Zum Ablauf „Zahlungserinnerung“
So gehen Sie vor
Prüfen, ob Ihre Buchhaltungssoftware E-Rechnungen erzeugen und lesen kann. Die meisten gängigen Programme können das inzwischen.
Empfang sicherstellen: eine feste Adresse für Rechnungen und ein Ablauf, der sie verarbeitet.
Ausgangsrechnungen umstellen, rechtzeitig vor Ihrer Frist, und mit wichtigen Kunden testen.
Den ganzen Ablauf automatisieren, statt nur das Format zu wechseln.
Häufige Fragen
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Datenformat nach der europäischen Norm EN 16931, in Deutschland vor allem XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Eine reine PDF-Datei erfüllt das nicht.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Für Rechnungen an Privatpersonen gilt sie nicht.
Wer prüft, ob mein Unternehmen betroffen ist?
Die Einordnung, etwa beim Umsatz oder bei Ausnahmen, sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung klären.