Pipedrive mit Lexware Office verbinden.
Auftrag in Pipedrive gewonnen, Rechnung in Lexware Office fertig. Ohne Abtippen, ohne vergessene Positionen, mit Ihrer Freigabe vor dem Versand.
Zwei Programme, die nicht miteinander reden
Der Vertrieb arbeitet in Pipedrive, die Buchhaltung in Lexware Office. Dazwischen wird abgetippt: Firmenname, Adresse, Positionen, Preise. Das kostet bei jeder Rechnung Zeit, und kleine Fehler fallen oft erst auf, wenn der Kunde nachfragt. Manchmal bleibt ein gewonnener Auftrag tagelang ohne Rechnung liegen.
Sobald ein Deal in Pipedrive auf „gewonnen“ steht, startet der Ablauf automatisch.
n8n holt Organisation, Ansprechpartner, Rechnungsadresse und alle Produkte des Deals mit Menge, Preis und Rabatt.
In Lexware Office wird nach dem Kunden gesucht. Gibt es ihn schon, wird er verwendet, sonst neu angelegt.
Daraus entsteht ein Rechnungsentwurf mit den richtigen Steuersätzen. Sie prüfen ihn und geben ihn frei.
Rechnungsnummer und Link landen als Notiz am Deal. So sieht der Vertrieb sofort, dass abgerechnet ist.
Was übertragen wird
Diese Angaben wandern automatisch von Pipedrive nach Lexware Office. Eigene Felder, etwa Projektnummern oder Kostenstellen, nehmen wir mit auf.
| Pipedrive | Lexware Office |
|---|---|
| Organisation | Kontakt (Firma) |
| Person | Ansprechpartner |
| Adresse der Organisation | Rechnungsadresse |
| Produkte im Deal | Rechnungspositionen |
| Menge, Preis, Rabatt | Menge, Einzelpreis, Rabatt |
| Steuersatz am Produkt | Steuersatz der Position |
| Deal-Titel | Betreff bzw. Referenz |
| Pipedrive | Lexware Office |
|---|---|
| Notiz am Deal | Rechnungsnummer und Link |
| Feld „bezahlt“ am Deal | Zahlungsstatus, optional |
Worauf es ankommt
Eine Verbindung ist erst fertig, wenn auch die Sonderfälle sitzen. Das sind die typischen Stolperfallen, und so lösen wir sie.
- Doppelte KundenVor dem Anlegen wird nach Firmenname und Kundennummer gesucht. So entsteht kein zweiter Kontakt für denselben Kunden.
- SteuersätzeWerden pro Produkt in Pipedrive hinterlegt und übernommen, nicht geraten. Auch 0 % für Kunden im EU-Ausland.
- Anzahlungen und TeilrechnungenAuf Wunsch entsteht statt einer Rechnung eine Abschlagsrechnung, der Rest folgt später.
- Nichts geht ungeprüft rausDie Rechnung bleibt ein Entwurf, bis jemand sie freigibt. Automatisch versenden lässt sich später immer noch.
Häufige Fragen
Gibt es keine fertige Integration?
Es gibt Konnektoren von Drittanbietern. Sie decken meist den Standardfall ab, oft gegen eine monatliche Gebühr. Wenn Sie Sonderfälle haben, etwa Abschlagsrechnungen, eigene Felder oder eine Freigabe vor dem Versand, ist ein eigener Ablauf mit n8n flexibler.
Welchen Lexware-Office-Tarif brauche ich?
Die Schnittstelle von Lexware Office gibt es ab dem Tarif XL. Sie kostet nichts extra, Sie brauchen nur einen Zugangsschlüssel, den wir gemeinsam anlegen.
Wird die Rechnung automatisch verschickt?
Standardmäßig nein. Die Rechnung entsteht als Entwurf in Lexware Office, und Sie geben sie frei. Wenn alles eingespielt ist, kann der Versand später automatisch laufen.
Was ist, wenn ich noch lexoffice sage?
Lexware Office ist der neue Name von lexoffice. Es ist dasselbe Programm, die Verbindung funktioniert genauso.
Was kostet die Verbindung?
Sie bekommen nach dem Erstgespräch ein Angebot mit festem Preis. Woraus sich die Kosten zusammensetzen, steht im Ratgeber Was kostet eine Automatisierung?.
Das lässt sich gleich mit erledigen
- Pipedrive
- n8n
- Buchhaltung
Rechnung, sobald der Auftrag gewonnen ist
Deal gewonnen, Rechnung erstellt, Buchhaltung informiert.
- Pipedrive
- n8n
- Vorlage
Angebot direkt aus dem Deal erstellen
Ein Klick in Pipedrive, und das Angebot liegt als PDF bereit.
- Zeitplan
- Buchhaltung
- n8n
Freundliche Zahlungserinnerung, automatisch
Offene Rechnungen werden erinnert, bevor es unangenehm wird.
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Pipedrive ist eine Marke der Pipedrive OÜ und Lexware Office ist eine Marke der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG. Lumen/21 ist ein unabhängiger Dienstleister und steht in keiner geschäftlichen Verbindung zu den Herstellern. Die Zeitangabe ist ein typischer Richtwert.
