„Was kostet das?“ ist meist die erste Frage im Erstgespräch. Die ehrliche Antwort: Es hängt davon ab, was automatisiert wird. Damit Sie vorab einschätzen können, womit Sie rechnen müssen, erklären wir hier, woraus sich die Kosten zusammensetzen und wie Sie selbst ausrechnen, ab wann sich eine Automation bezahlt macht.
Die drei Kostenblöcke
1. Einmalige Umsetzung
Das ist der größte Posten: Ablauf verstehen, bauen, testen, dokumentieren und übergeben. Was den Aufwand bestimmt:
- Anzahl der beteiligten Systeme. Formular und CRM sind schneller verbunden als CRM, Buchhaltung, Postfach und KI.
- Sonderfälle. Dubletten, Teilrechnungen, fehlende Angaben. Hier steckt oft mehr Arbeit als im eigentlichen Ablauf.
- Datenqualität. Sind die vorhandenen Daten sauber, oder muss erst aufgeräumt werden?
- Anforderungen an Datenschutz und Betrieb. Ein eigener Server in Deutschland braucht eine einmalige Einrichtung.
2. Laufende Werkzeugkosten
Bei Zapier und anderen Cloud-Diensten zahlen Sie monatlich, abhängig von der Zahl der Ausführungen. Bei n8n auf einem eigenen Server zahlen Sie den Server, der für viele Unternehmen im Bereich weniger Euro im Monat liegt, und keine Gebühr pro Ausführung.
3. Betreuung
Systeme ändern sich: Anbieter aktualisieren Schnittstellen, Felder im CRM kommen dazu. Eine Betreuung sorgt dafür, dass Abläufe weiterlaufen. Sie ist optional, bei geschäftskritischen Abläufen aber sinnvoll.
Ab wann rechnet sich das?
Die einfachste Rechnung: Wie viele Stunden spart die Automation pro Woche, was kostet eine Stunde Arbeitszeit bei Ihnen, und wie hoch sind die Projektkosten? Probieren Sie es aus:
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Ersparnis pro Jahr: – bei 46 Arbeitswochen, abzüglich laufender Kosten.
Die Werte im Rechner sind Beispiele zum Ausprobieren, keine Preisangabe. Ein Angebot mit festem Preis bekommen Sie nach dem Erstgespräch.
Wie viele Stunden in Ihren Routineaufgaben stecken, schätzt der Zeit-Rechner auf unserer KI-Seite. In unserer Erfahrung sparen Automationskunden im Schnitt 6 bis 10 Stunden pro Woche.
Was nicht in die Rechnung gehört, aber zählt
- Schnellere Reaktion: Eine Anfrage, die in Sekunden bestätigt wird, wird seltener woanders vergeben.
- Weniger Fehler: Keine Zahlendreher in Adressen und Summen.
- Weniger Abhängigkeit: Abläufe funktionieren auch, wenn die eine Person im Urlaub ist, die „weiß, wie das geht“.
Häufige Fragen
Gibt es Pauschalpreise?
Für klar umrissene Abläufe ja. Nach dem Erstgespräch bekommen Sie ein schriftliches Angebot mit festem Preis, damit Sie vorher wissen, woran Sie sind.
Was kostet der Betrieb im Monat?
Das hängt vom Werkzeug ab. Bei n8n auf einem eigenen Server fallen Serverkosten an, die oft im Bereich weniger Euro liegen, dazu optional eine Betreuung. Bei Cloud-Werkzeugen wie Zapier richten sich die Kosten nach der Zahl der Ausführungen.
Gibt es Förderung?
Je nach Bundesland und Programm werden Digitalisierungsprojekte gefördert. Ob ein Programm passt, sollten Sie vor Auftragsvergabe prüfen, weil viele Förderungen einen Antrag vor Projektbeginn verlangen.