Belege aus dem Postfach automatisch in DATEV.
Rechnungen kommen per E-Mail und landen von selbst im richtigen Belegkorb von DATEV Unternehmen online. Ohne Weiterleiten, ohne Herunterladen, ohne Monatsende-Suche.
- n8n
- Outlook
- Gmail
- DATEV
- PostfachRechnung kommt an
- n8nerkennt Rechnung, benennt sie
- DATEVBeleg im Belegkorb
- E-MailHinweis nur bei Problemen
Belege suchen statt arbeiten
Rechnungen kommen an verschiedene Postfächer, als PDF, als E-Rechnung oder zwischen Newslettern versteckt. Am Monatsende sucht jemand alles zusammen, lädt es herunter und schiebt es nach DATEV. Fehlt ein Beleg, fragt die Steuerkanzlei nach.
n8n schaut regelmäßig in die festgelegten Postfächer, etwa rechnung@ oder das Postfach der Geschäftsführung.
Jeder Anhang wird geprüft: Ist das eine Rechnung, eine E-Rechnung oder nur AGB, Werbung oder ein Lieferschein?
Rechnungen bekommen einen sauberen Dateinamen mit Datum, Lieferant und Betrag.
Sie gehen an die Upload-Mail-Adresse des passenden Belegkorbs in DATEV Unternehmen online, Eingangs- und Ausgangsrechnungen getrennt.
Was nicht eindeutig ist, landet in einem Ordner zur Prüfung. Sie bekommen dann einen kurzen Hinweis.
Was wohin geht
DATEV nimmt Belege über die DATEV Upload Mail entgegen, mit einer eigenen Adresse pro Belegkorb. Der Ablauf sortiert vorher.
| Outlook oder Gmail | DATEV Unternehmen online |
|---|---|
| PDF-Rechnung im Anhang | Belegkorb Eingangsrechnungen |
| E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) | Belegkorb Eingangsrechnungen |
| Eigene Rechnungen an Kunden | Belegkorb Ausgangsrechnungen |
| AGB, Werbung, Lieferscheine | bleiben im Postfach |
| Unklare Fälle | Ordner „Bitte prüfen“ |
| Outlook oder Gmail | DATEV Unternehmen online |
|---|---|
| Hinweis per E-Mail | Fehlermeldungen von DATEV |
Worauf es ankommt
Eine Verbindung ist erst fertig, wenn auch die Sonderfälle sitzen. Das sind die typischen Stolperfallen, und so lösen wir sie.
- Upload Mail einrichtenDie DATEV Upload Mail schaltet Ihre Steuerkanzlei frei, pro Belegkorb. Die Absenderadresse des Ablaufs wird einmal registriert und bestätigt.
- Rechnung oder nicht?Nicht jeder PDF-Anhang ist eine Rechnung. Die Prüfung erkennt AGB, Lieferscheine und Werbung und lässt sie liegen.
- Nichts doppeltJeder Beleg wird nur einmal übertragen, auch wenn dieselbe Rechnung zweimal kommt.
- Rechnungen als LinkManche Anbieter schicken nur einen Link zum Kundenportal. Je nach Anbieter lässt sich die Rechnung dort abholen, sonst kommt ein Hinweis.
Häufige Fragen
Muss meine Steuerkanzlei etwas tun?
Ja, einmal: Sie schaltet die DATEV Upload Mail für die gewünschten Belegkörbe frei. Danach läuft alles ohne die Kanzlei.
Geht das mit Outlook und Gmail?
Ja, mit Microsoft 365, Outlook und Gmail genauso wie mit den meisten anderen Postfächern. Auch mehrere Postfächer auf einmal.
Werden meine E-Mails gelesen?
Nur die Anhänge in den festgelegten Postfächern oder Ordnern werden geprüft. Der Ablauf läuft auf einem Server in Deutschland.
Was ist mit E-Rechnungen?
Werden erkannt und im Original übergeben. Mehr dazu auf der Seite E-Rechnungen automatisch empfangen.
Das lässt sich gleich mit erledigen
- Postfach
- n8n
- Ablage
- Buchhaltung
Belege aus dem Postfach automatisch ablegen
Eingangsrechnungen landen ohne Suchen in der Buchhaltung.
- Postfach
- KI
- Regeln
- Team
Service-Anfragen automatisch sortieren
Jede E-Mail landet beim richtigen Team, dringende zuerst.
- Zeitplan
- Buchhaltung
- n8n
Freundliche Zahlungserinnerung, automatisch
Offene Rechnungen werden erinnert, bevor es unangenehm wird.
Aus dem Bereich Buchhaltung
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Deal gewonnen, Rechnungsentwurf in Lexware Office fertig.
PipedrivesevDeskPipedrive mit sevDesk verbinden
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E-Mail-PostfachLexware OfficeBelege aus dem Postfach automatisch in Lexware Office
Eingangsrechnungen landen von selbst in Lexware Office.
Outlook ist eine Marke der Microsoft Corporation, Gmail ist eine Marke der Google LLC und DATEV ist eine Marke der DATEV eG. Lumen/21 ist ein unabhängiger Dienstleister und steht in keiner geschäftlichen Verbindung zu den Herstellern. Die Zeitangabe ist ein typischer Richtwert.
