Belege aus dem Postfach automatisch in Lexware Office.
Eingangsrechnungen landen direkt in Lexware Office, aus einem oder mehreren Postfächern. Lexware Office liest sie aus, Sie müssen sie nur noch zuordnen.
- n8n
- Outlook
- Gmail
- Lexware Office
- PostfachRechnung kommt an
- n8nprüft und benennt den Anhang
- Lexware OfficeBeleg hochgeladen
- Lexware Officeliest Betrag und Lieferant aus
Jede Rechnung einzeln weiterleiten
Lexware Office kann Belege gut auslesen, aber erst, wenn sie dort sind. Bis dahin werden Anhänge heruntergeladen, umbenannt und hochgeladen, oft von mehreren Leuten aus mehreren Postfächern. Dabei geht schnell etwas verloren.
n8n beobachtet die festgelegten Postfächer oder Ordner, zum Beispiel rechnung@.
Anhänge werden geprüft: Rechnung, E-Rechnung oder etwas anderes wie AGB oder Werbung?
Rechnungen werden über die Schnittstelle als Beleg in Lexware Office hochgeladen.
Lexware Office erkennt Betrag, Datum und Lieferant. Sie ordnen nur noch zu und buchen.
Die E-Mail wird als erledigt markiert, unklare Fälle landen in einem Prüfordner.
Was wohin geht
Unterstützt werden die Dateiformate, die Lexware Office annimmt, also PDF und Bilder. E-Rechnungen werden im Original übergeben.
| E-Mail-Postfach | Lexware Office |
|---|---|
| PDF-Rechnung im Anhang | Beleg in Lexware Office |
| Foto oder Scan (JPG, PNG) | Beleg in Lexware Office |
| E-Rechnung (ZUGFeRD) | Beleg in Lexware Office |
| AGB, Werbung, Lieferscheine | bleiben im Postfach |
| Unklare Fälle | Ordner „Bitte prüfen“ |
| E-Mail-Postfach | Lexware Office |
|---|---|
| Markierung „übertragen“ |
Worauf es ankommt
Eine Verbindung ist erst fertig, wenn auch die Sonderfälle sitzen. Das sind die typischen Stolperfallen, und so lösen wir sie.
- Nur echte RechnungenEine Prüfung trennt Rechnungen von AGB, Lieferscheinen und Werbung, bevor etwas hochgeladen wird.
- Nichts doppeltJeder Anhang wird nur einmal übertragen, auch wenn die Rechnung mehrfach weitergeleitet wurde.
- Mehrere PostfächerEinkauf, Geschäftsführung und rechnung@ können gleichzeitig angebunden werden.
- Sicherer ZugangDer Zugangsschlüssel zu Lexware Office liegt verschlüsselt auf dem Server, nicht in einer Tabelle oder E-Mail.
Häufige Fragen
Lexware Office liest Belege doch schon selbst aus?
Ja, und das nutzen wir. Der Ablauf sorgt dafür, dass die Belege überhaupt ankommen, ohne dass jemand Anhänge weiterleitet oder hochlädt.
Welchen Tarif brauche ich?
Die Schnittstelle von Lexware Office gibt es ab dem Tarif XL.
Geht das mit Outlook und Gmail?
Ja, mit Microsoft 365, Outlook, Gmail und den meisten anderen Postfächern.
Und wenn ich DATEV nutze?
Dann gehen die Belege direkt an DATEV Unternehmen online. Das zeigen wir auf der Seite Belege automatisch in DATEV.
Das lässt sich gleich mit erledigen
- Postfach
- n8n
- Ablage
- Buchhaltung
Belege aus dem Postfach automatisch ablegen
Eingangsrechnungen landen ohne Suchen in der Buchhaltung.
- Pipedrive
- n8n
- Buchhaltung
Rechnung, sobald der Auftrag gewonnen ist
Deal gewonnen, Rechnung erstellt, Buchhaltung informiert.
- Zeitplan
- Buchhaltung
- n8n
Freundliche Zahlungserinnerung, automatisch
Offene Rechnungen werden erinnert, bevor es unangenehm wird.
Aus dem Bereich Buchhaltung
Pipedrive mit Lexware Office verbinden
Deal gewonnen, Rechnungsentwurf in Lexware Office fertig.
PipedrivesevDeskPipedrive mit sevDesk verbinden
Deal gewonnen, Rechnung in sevDesk angelegt, auch als E-Rechnung.
Outlook oder GmailDATEV Unternehmen onlineBelege aus dem Postfach automatisch in DATEV
Rechnungen aus Outlook oder Gmail landen von selbst in DATEV.
Lexware Office ist eine Marke der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Outlook ist eine Marke der Microsoft Corporation und Gmail ist eine Marke der Google LLC. Lumen/21 ist ein unabhängiger Dienstleister und steht in keiner geschäftlichen Verbindung zu den Herstellern. Die Zeitangabe ist ein typischer Richtwert.
