E-Rechnungen automatisch empfangen.
Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen annehmen können. Dieser Ablauf erkennt sie, macht sie lesbar und gibt sie im Original an Ihre Buchhaltung weiter.
- n8n
- DATEV
- Lexware Office
- sevDesk
- PostfachE-Rechnung kommt an
- n8nerkennt das Format, liest die Daten
- PDFlesbare Ansicht zur Prüfung
- BuchhaltungOriginal im Belegeingang
Eine Rechnung, die niemand lesen kann
Eine XRechnung ist eine reine Datendatei. Wer sie öffnet, sieht Programmcode statt einer Rechnung. ZUGFeRD sieht aus wie ein PDF, enthält aber Daten, die zählen. Viele Betriebe drucken, suchen oder fragen beim Lieferanten nach einem PDF, obwohl sie die E-Rechnung annehmen müssen.
Der Ablauf prüft eingehende Anhänge im Rechnungspostfach.
Er erkennt, ob es eine XRechnung, eine ZUGFeRD-Rechnung oder ein normales PDF ist.
Aus den Daten der E-Rechnung entsteht eine lesbare Ansicht als PDF, damit jemand sie prüfen und freigeben kann.
Die wichtigsten Pflichtangaben werden geprüft, etwa Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Steuersatz. Fehlt etwas, gibt es einen Hinweis.
Das unveränderte Original geht an Ihre Buchhaltung, an DATEV, Lexware Office oder sevDesk.
Was mit welchem Format passiert
Entscheidend ist: Buchhalterisch zählt das Original der E-Rechnung. Die lesbare Ansicht ist nur zum Prüfen da.
| E-Mail-Postfach | Ihre Buchhaltung |
|---|---|
| XRechnung (XML) | Original plus lesbare PDF-Ansicht |
| ZUGFeRD (PDF mit Daten) | Original, Daten werden ausgelesen |
| Normales PDF | wie bisher als Beleg |
| Fehlende Pflichtangaben | Hinweis an Sie |
| E-Mail-Postfach | Ihre Buchhaltung |
|---|---|
| Hinweis per E-Mail oder Teams | Prüfergebnis |
Worauf es ankommt
Eine Verbindung ist erst fertig, wenn auch die Sonderfälle sitzen. Das sind die typischen Stolperfallen, und so lösen wir sie.
- Original bleibt OriginalDie E-Rechnung wird unverändert weitergegeben und aufbewahrt, so wie es die Aufbewahrungsregeln verlangen. Die PDF-Ansicht ist nur eine Lesehilfe.
- Zwei Formate, ein AblaufXRechnung und ZUGFeRD werden beide erkannt. Sie müssen nicht wissen, welches Format ein Lieferant schickt.
- Prüfung vor der ZahlungFehlen Pflichtangaben, erfahren Sie es, bevor Sie zahlen und nicht erst bei der nächsten Prüfung.
- Ihre Buchhaltung bleibtOb DATEV, Lexware Office oder sevDesk: Die E-Rechnung landet dort, wo Sie heute schon buchen.
Häufige Fragen
Muss ich E-Rechnungen schon annehmen?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen bis 2027 bzw. 2028.
Reicht ein normales E-Mail-Postfach?
Ja, zum Empfangen genügt ein Postfach. Wichtig ist, was danach passiert: lesbar machen, prüfen, im Original aufbewahren. Genau das übernimmt der Ablauf.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Die XRechnung ist eine reine Datendatei. ZUGFeRD ist ein PDF, in das die Daten eingebettet sind. Beide gelten als E-Rechnung.
Wo erfahre ich mehr?
Im Ratgeber E-Rechnung automatisieren steht, was sich ändert und was Sie jetzt tun sollten.
Das lässt sich gleich mit erledigen
- Postfach
- n8n
- Ablage
- Buchhaltung
Belege aus dem Postfach automatisch ablegen
Eingangsrechnungen landen ohne Suchen in der Buchhaltung.
- Zeitplan
- Buchhaltung
- n8n
Freundliche Zahlungserinnerung, automatisch
Offene Rechnungen werden erinnert, bevor es unangenehm wird.
- Pipedrive
- n8n
- Buchhaltung
Rechnung, sobald der Auftrag gewonnen ist
Deal gewonnen, Rechnung erstellt, Buchhaltung informiert.
Aus dem Bereich Buchhaltung
Pipedrive mit Lexware Office verbinden
Deal gewonnen, Rechnungsentwurf in Lexware Office fertig.
PipedrivesevDeskPipedrive mit sevDesk verbinden
Deal gewonnen, Rechnung in sevDesk angelegt, auch als E-Rechnung.
Outlook oder GmailDATEV Unternehmen onlineBelege aus dem Postfach automatisch in DATEV
Rechnungen aus Outlook oder Gmail landen von selbst in DATEV.
DATEV ist eine Marke der DATEV eG, Lexware Office ist eine Marke der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG und sevDesk ist eine Marke der sevdesk GmbH. Lumen/21 ist ein unabhängiger Dienstleister und steht in keiner geschäftlichen Verbindung zu den Herstellern. Die Zeitangabe ist ein typischer Richtwert.
