ChatGPT ist in vielen Unternehmen längst im Einsatz, häufig über private Konten der Mitarbeitenden. Das ist bequem, aber aus Datenschutzsicht riskant. Dieser Ratgeber zeigt, wie der dienstliche Einsatz sauber gelingt.
Das Problem mit privaten Konten
Bei kostenlosen oder privaten Konten hat das Unternehmen keinen Vertrag mit dem Anbieter, keinen Überblick, was eingegeben wird, und keine Kontrolle über Einstellungen wie die Nutzung von Daten zum Training. Für personenbezogene oder vertrauliche Daten ist das ungeeignet.
Die Geschäftsversionen
OpenAI bietet für Unternehmen eigene Pläne an. Nach Angaben des Anbieters werden Daten aus diesen Plänen und aus der Schnittstelle standardmäßig nicht zum Training der Modelle verwendet. Für bestimmte Unternehmens- und Bildungspläne sowie für die Schnittstelle bietet OpenAI zudem an, Daten in Europa zu speichern. Welche Optionen für welchen Plan gelten, ändert sich regelmäßig und sollte vor der Entscheidung beim Anbieter geprüft werden.
Checkliste für den dienstlichen Einsatz
- Geschäftsversion statt privater Konten verwenden und private Nutzung für dienstliche Zwecke untersagen.
- Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter abschließen.
- Einstellungen prüfen: Training deaktiviert, Speicherort und Aufbewahrung geklärt.
- Regeln festlegen, welche Daten eingegeben werden dürfen. Eine KI-Leitlinie hilft.
- Mitarbeitende schulen. Zur KI-Schulung
- Im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten dokumentieren.
Welche Daten tabu sind
Auch mit Geschäftsversion gilt: so wenig personenbezogene Daten wie möglich. Namen, Adressen, Gesundheitsdaten oder Personalakten gehören nicht in einen allgemeinen KI-Chat. Oft reicht es, Daten vorher zu anonymisieren, etwa „Kunde A“ statt des Namens.
Wenn es mehr sein soll
Sollen Abläufe regelmäßig mit KI arbeiten, etwa beim Sortieren von Anfragen oder bei Antwortentwürfen, ist eine Anbindung über eine Automationsplattform sinnvoll. Dort lässt sich genau steuern, welche Daten an die KI gehen und welche nicht. Auf Wunsch können auch KI-Modelle angebunden werden, die auf eigenen Servern laufen. Beispiel: KI-Antwortentwurf
Stand: November 2026. Dieser Ratgeber ersetzt keine Datenschutzberatung. Angaben zu Anbieterfunktionen beruhen auf deren eigenen Veröffentlichungen.
Häufige Fragen
Werden meine Eingaben zum Training verwendet?
Bei den Geschäftsversionen von ChatGPT und bei der Schnittstelle werden Daten nach Angaben von OpenAI standardmäßig nicht zum Training verwendet. Bei kostenlosen und privaten Konten gelten andere Einstellungen.
Gibt es Alternativen?
Ja. Neben anderen KI-Anbietern gibt es Lösungen, die auf Servern in Deutschland betrieben werden, sowie KI-Modelle, die sich auf eigenen Servern betreiben lassen.