In den meisten Organisationen nutzen Mitarbeitende bereits KI, oft ohne klare Regeln. Das führt zu Unsicherheit: Was darf ich eingeben? Darf ich das Ergebnis einfach verwenden? Eine kurze KI-Leitlinie schafft Klarheit und schützt Daten, Qualität und Ruf.
Warum eine Leitlinie hilft
- Sicherheit für Mitarbeitende: Wer weiß, was erlaubt ist, nutzt KI sicherer und produktiver.
- Schutz der Daten: Klare Regeln verhindern, dass vertrauliche Informationen in falsche Werkzeuge gelangen.
- Nachweis: Gemeinsam mit einer Schulung dokumentiert sie Ihre Maßnahmen zur KI-Kompetenz. Zu unseren KI-Schulungen
Was hineingehört
Eine gute Leitlinie ist kurz, verständlich und praktisch. Sie beantwortet vor allem: Welche Werkzeuge sind erlaubt? Welche Daten sind tabu? Wer prüft Ergebnisse? Wer entscheidet? An wen wende ich mich?
Die Vorlage
Passen Sie die Platzhalter in eckigen Klammern an Ihre Organisation an. Lassen Sie die fertige Fassung von Ihrem Datenschutz prüfen.
KI-Leitlinie der [Organisation] Stand: [Datum] · Verantwortlich: [Name, Funktion] 1. Zweck Diese Leitlinie regelt den Einsatz von KI-Werkzeugen bei der Arbeit. Sie soll den Nutzen von KI ermöglichen und Risiken für Daten, Qualität und Ansehen begrenzen. 2. Erlaubte Werkzeuge Für dienstliche Zwecke dürfen nur folgende Werkzeuge genutzt werden: [Liste]. Neue Werkzeuge werden vor der Nutzung von [Stelle] freigegeben. 3. Daten Nicht in KI-Werkzeuge eingegeben werden dürfen: - personenbezogene Daten von Kunden, Mitarbeitenden oder Dritten, sofern das Werkzeug dafür nicht ausdrücklich freigegeben ist - vertrauliche Informationen, Geschäftsgeheimnisse, Zugangsdaten - [weitere Kategorien] 4. Ergebnisse prüfen KI-Ergebnisse sind Entwürfe. Sie werden vor der Verwendung auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Ton geprüft. Verantwortlich bleibt die Person, die das Ergebnis verwendet. 5. Kennzeichnung Wo es für Empfänger wichtig ist, wird offengelegt, dass Inhalte mit KI erstellt wurden. Chatbots für Kunden oder Bürger werden als KI gekennzeichnet. 6. Entscheidungen KI trifft keine Entscheidungen über Menschen, etwa zu Bewerbungen, Leistungen oder Beurteilungen. Sie darf vorbereiten, entscheiden muss ein Mensch. 7. Urheberrecht Fremde Texte, Bilder oder Daten werden nur verwendet, wenn die Rechte geklärt sind. 8. Schulung Mitarbeitende, die KI nutzen, werden geschult und regelmäßig über Neuerungen informiert. 9. Fragen und Vorfälle Fragen und mögliche Probleme werden an [Ansprechperson] gemeldet. 10. Überprüfung Diese Leitlinie wird mindestens einmal im Jahr überprüft.
Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt und ersetzt keine rechtliche Prüfung. Sie dürfen sie frei verwenden und anpassen.
So führen Sie die Leitlinie ein
Vorlage anpassen und mit Datenschutz, IT und gegebenenfalls der Mitarbeitervertretung abstimmen.
In einem kurzen Termin oder einer Schulung vorstellen, mit Beispielen aus dem Alltag.
Leicht auffindbar ablegen, etwa im Intranet.
Einmal im Jahr überprüfen. KI entwickelt sich schnell.
Häufige Fragen
Ist eine KI-Leitlinie Pflicht?
Eine ausdrückliche gesetzliche Pflicht für eine Leitlinie gibt es nicht. Sie hilft aber, Datenschutzregeln einzuhalten und die Maßnahmen zur KI-Kompetenz nach der EU-KI-Verordnung zu dokumentieren.
Wer sollte beteiligt werden?
Geschäftsführung oder Leitung, Datenschutz, IT und, wo vorhanden, Betriebsrat oder Personalvertretung.